PlanRad Werknemersportaal

Onder begeleiding van Advaro is het PlanRad Werknemersportaal bij een Kinderopvang-Organisatie geïmplementeerd.

Tijdens een een inventarisatie van mogelijkheden op de afdeling personeelszaken is duidelijk geworden dat het verwerken van uren elke maand zeer veel tijd met zich meebracht. Het verspreiden van verlofkaarten gebeurde slechts een paar keer per jaar. Hierdoor gebeurde het regelmatig dat personeelsleden vragen / opmerkingen hadden over periodes die al langere tijd achter de rug waren. Na een zoektocht naar de betreffende urenbriefjes bleek vaak dat het ingeleverde briefje keurig was overgenomen en de medewerker zelf een fout gemaakt had. Het uitzoeken kostte erg veel tijd. Urenbriefjes van oproepkrachten werden op het allerlaatste moment voor de salarisverwerking ingeleverd waardoor in korte tijd deze uren ingevoerd moesten worden.

De peuterspeelzalen waren tot dat moment uitgesloten van urenregistratie. Deze stap was nooit gemaakt. Toch ontstond er, in die tak, veel verwarring onderling over gemaakte uren. Inzicht (van beide kanten) was gewenst.

PlanRad Werknemersportaal

Hiertoe is het PlanRad Werknemersportaal geïmplementeerd. Hiermee kunnen de medewerkers zelf de uren invoeren, kunnen managers slechts goedkeuren of afkeuren (niet corrigeren) en is de urenregistratie zeer snel ingevoerd en beschikbaar.

De medewerkers kunnen nu zelfstandig (en direct na goedkeuren van uren) de verlofkaart inzien en controleren. Hierdoor ontstaan minder vragen.

In het geval dat er een fout is ontstaan, is deze fout door de medewerker zelf gemaakt (de medewerker voert in). In plaats van (onterechte) kritiek naar de organisatie komt nu een verzoek tot aanpassing.

Voor de implementatie van het Werknemersportaal zijn tevens de “bufferuren” in gebruik genomen. Hierdoor is voor de PSZ en BSO leidsters in een keer duidelijk hoeveel uren daadwerkelijke min- of plus-uren zijn. Er hoeft niet meer gerekend te worden welke invloed de schoolvakanties nog hebben.

Het werknemersportaal heeft er ook voor gezorgd dat de medewerker duidelijk in beeld heeft welke diensten er gepland zijn.

Daarnaast kunnen alle medewerkers opgeven of zij (extra) beschikbaar zijn voor het invullen van diensten voor de oproeppool.

Advaro heeft, in een opstelling met laptops, oefensessies verzorgt waarbij de gehele organisatie een uitleg en oefensessie heeft kunnen volgen. Hierdoor heeft de implementatie van het programma intern geen resources gevraagd.

 

 

PlanRad Bufferuren

Tijdens de ondersteuning van de afdeling Personeelszaken bij een Kinderopvang Organisatie heeft Advaro geholpen bij het in gebruik nemen van de PlanRad bufferuren.

Voor BSO en PSZ leidsters geldt dat zij een gemiddeld contract krijgen en dit volgens een ander ritme dan dit gemiddelde werken;

PSZ leidsters maken extra uren in de schoolweken omdat de PSZ locaties in de vakantieweken gesloten zijn.

BSO leidsters maken in de schoolweken minder uren, omdat zij in de vakantieweken aanzienlijk langere diensten draaien.

 

Verwarrende min/meer uren / compensatiesaldo

Vaak leidt dit tot verwarring. Er wordt vaak gerekend met min/meer uren. Per week wordt gecontroleerd of een leidster aan de contracturen van die week komt. Bij deze categorie medewerkers is dit nooit het geval en een medewerker heeft dus altijd een min-/meer-uren saldo ofwel; een compensatiesaldo. Het is voor de medewerker niet duidelijk hoeveel van deze uren nu daadwerkelijk een overschot of tekort aan uren betekenen. Vaak worden hierdoor onterecht extra diensten gedraaid (waardoor een medewerker aan het eind van het jaar “ineens” een hoog compensatiesaldo heeft) of wordt pas aan het eind van het jaar duidelijk duidelijk dat een medewerker niet voldoende uren gemaakt heeft.

 

Eindgebruikers ervaren het zelfstandig in gebruik nemen van de bufferuren van PlanRad als moeilijk. In enkele gevallen lukt een afdeling Personeelszaken dit zelfstandig maar de uitleg naar locatiemanagers blijkt een niet te nemen horde. Hierdoor wordt deze functionaliteit niet gebruikt.

Advaro heeft bij deze organisatie deze rol op zich genomen en tijd te gestoken in de implementatie hiervan. Hierdoor maakt de organisatie nu wel gebruik hiervan en het compensatiesaldo altijd het echte compensatiesaldo!

Meteen duidelijk dus!

 

Controller

Ook de controller is hier blij mee. Doordat het  compensatiesaldo nu een puur saldo weergeeft is het mogelijk om correcte reserveringen te doen en komt men niet voor verrassingen te staan!

 

 

PlanRad Oproeppool

Bij een kinderopvangorganisatie is de Oproeppool module van PlanRad, onder begeleiding van Advaro, in gebruik genomen.

Knelpunten

  • Tijdens gesprekken met een Kinderopvang Organisatie kwamen verschillende knelpunten naar boven;
  • De oproeppool werkte met papieren lijsten voor beschikbaarheid van invallers. Deze accuraat bijhouden kostte veel tijd.
  • Wanneer voor een dienst een oproepkracht gevonden was, bleek vaak dat deze beschikbaarheid niet meer accuraat was. Het was uitzonderlijk dat de eerst benaderde invalkracht daadwerkelijk ingepland kon worden.
  • In de communicatie omtrent diensten ontstond vaak verwarring. Wat zijn de exacte tijdstippen? welke locatie en groep?
  • Locatiemanagers en collega’s hadden geen zicht op welke aanvragen verwerkt waren (is de aanvraag al opgelost?
  • Voor collega’s die het werk van de oproeppool moeten overnemen was het niet snel duidelijk welke aanvragen er open stonden, en welke de grootste prioriteit hadden.
  • Oproepaanvragen werden zowel in PlanRad als per telefoon gedaan.

Door de module “Oproeppool” in zijn volledigheid te gaan gebruiken zijn deze knelpunten opgelost!

  • Oproepaanvragen worden alleen in PlanRad verwerkt. Hierdoor is het overzichtelijker welke diensten er open staan.
  • De actuele beschikbaarheid van invallers (deze voeren zij in het Werknemersportaal van Pelosa in) klopt de beschikbaarheid van invallers. In de oproeppool kan, op basis van deze ingevoerde beschikbaarheid, naar een vervanger worden gezocht.
  • De aanvraag wordt naar de kandidaat per e-mail gestuurd. Hier hoeft geen email voor getypt te worden, dit gaat automatisch vanuit PlanRad.
  • Locatiemanagers zien in de weekplanning van PlanRad of de dienst is ingevuld, op het moment dat de vervanger is gepland.
  • Zodra de invaller is ingepland ontvangen de locatiemanager en het Team een email hiervan. Zij zijn gerustgesteld!
  • Door de zoekcriteria (welke normaliter uit het hoofd werden gedaan) in zoekfilters in de Oproeppool in te bouwen, kunnen collega’s die vervangen een stuk makkelijker een zoekopdracht reproduceren en vervangers vinden.

Rapportages; Automatische FTE rapportage in Excel


Omdat een Kinderopvangorganisatie met PlanRad een specifieke wens had met betrekking tot de FTE rapportage heeft Advaro hier een geautomatiseerd overzicht voor gemaakt.

FTE Rapportage
Binnen de Rapportage op FTE bestond de specifieke wens om bepaalde contracten uit te sluiten van de rapportage. In dit geval de contracten van vervangers voor langdurige ziekte en zwangerschap. Omdat PlanRad hier niet in voorziet, en het niet mogelijk is de aantallen tegen een begroting te houden, gebruikte de organisatie hiervoor een format in Excel.
Elke maand werden de FTE aantallen handmatig geteld en ingevuld in dit Excel-bestand om te kunnen rapporteren.

Automatisch
Advaro heeft ,door de specifieke selectiecriteria op te nemen in een query op de database van PlanRad, een automatisch Excel-bestand gemaakt. Wanneer het bestand geopend wordt, worden de gegevens vernieuwd. Dit bespaart de organisatie (Personeelszaken) veel tijd!

Draaitabellen
Door de gegevens eerst te presenteren in Draaitabellen kunnen de gebruikers nu zelf controleren welke personen op welke kostenplaats (locatie) meetellen. Zo zijn een aantal correcties op (foutieve) invoer (in PlanRad) gedaan.

Controle
Wanneer er kostenplaatsen worden toegevoegd, moeten deze in het bestand gekoppeld worden. Door een controle op totaal in te bouwen is direct duidelijk dat niet alle kostenplaatsen gekoppeld zijn.

Visuele aanpassingen
Later zijn verschillende visuele aanpassingen gedaan om de cijfers zo duidelijk mogelijk te presenteren.

Ingebruikname Taken

Gebruik Taken
Bij een kinderopvangorganisatie waar PlanRad gebruikt wordt is geannalyseerd waarom de taken daar niet gebruikt kunnen worden. Voor deze organisatie is het zeer belangrijk om signaleringen te krijgen op een aantal belangrijke actiepunten.

Zoals
-Notities
-Beoordelingsgesprekken
-Functioneringsgesprekken
-Einde proeftijd gesprekken

Tevens is door het management gewenst om hier, bij wijze van een rapportage, hier een overzicht van te verkrijgen.

Rapporten
Voor deze organisatie heeft Advaro in de Rapportgenerator van PlanRad overzichten gemaakt met daarin verschillende rapportages omtrent de taken.
Zo kan er een overzicht gemaakt worden met daarop;
Alle taken, per locatie, per maand
Geëscaleerde taken, per locatie en per maand
Geëscaleerde taken, per maand en per Locatie

Opgeloste programmafout
Tijdens het gebruik bleek dat sommige taken niet goed gegenereerd worden door PlanRad. Hierdoor blijven deze verborgen in het takenscherm. Dit heeft Advaro opgelost door middel van een script. Een programmafout wordt elke nacht hersteld, waardoor deze klant nu het takenscherm volledig kan gebruiken.

Visionplanner; Rapportage met een druk op de knop

Bij een organisatie met Visionplanner heeft Advaro ervoor zorg gedragen dat de Maandelijkse Rapportage “Met 1 druk op de knop” te genereren is.

Lange implementatie
Bij de bewuste organisatie is het, na aanschaf, niet gelukt de financiële rapportage met “1 druk op de knop” te genereren. Elke maand werden de in Visionplanner gegenereerde pagina’s in Excel gecontroleerd en bewerkt, waardoor het opleveren vaak nog meerdere dagen in beslag nam. Voor de organisatie zelf was onduidelijk waar dit nu precies door kwam en het vertrouwen in VisionPlanner nam af.

Nadat de medewerker die hiervoor verantwoordelijk was vertrok bij de organisatie ontstond een “tijdelijk gat” op deze positie. In deze periode is dit “gat” opgevuld door Advaro.

Positieve resultaten
Na een enkele instructiedag van VisionPlanner zijn de rapportages zodanig aangepast dat de gewenste resultaten wel “met 1 druk op de knop” te realiseren zijn. Controle en aanpassing (met hierdoor een langere doorlooptijd) was niet meer nodig! Het vertrouwen in het VisionPlanner is hierdoor weer hersteld!

Automatische logins intranet


Voor een organisatie met een intranet is door Advaro een automatische koppeling voor de inloggegevens gemaakt.

Oude Situatie
Omdat het intranet afgenomen wordt bij een externe partij (websitebouwer) was er geen koppeling tussen het Personeelssysteem (PlanRad) en dit intranet. Hierdoor gaf de afdeling Personeelszaken elke maand een lijst met nieuwe personeelsleden en personeelsleden die uit dienst gegaan waren door. Vervolgens verwerkte de bouwer van het intranet deze gegevens tot inloggegevens voor het intranet.

Een personeelslid kon hierdoor dus niet direct op het intranet aanmelden en het verzamelen van de lijst kostte Personeelszaken elke maand tijd.

Koppeling
Advaro heeft in een actieve input van gegevens voorzien. Zodra een personeelslid daadwerkelijk in dienst is, wordt de login automatisch bekend in het intranet-systeem. Personeelsleden die uit dienst zijn worden automatisch afgemeld voor het intranet.

Voordelen
Nu kunnen nieuwe medewerkers direct gebruik maken van het intranet en kost het Personeelszaken geen tijd meer! Belangrijk voor het draagvlak van het intranet!