PlanRad Werknemersportaal

Onder begeleiding van Advaro is het PlanRad Werknemersportaal bij een Kinderopvang-Organisatie geïmplementeerd.

Tijdens een een inventarisatie van mogelijkheden op de afdeling personeelszaken is duidelijk geworden dat het verwerken van uren elke maand zeer veel tijd met zich meebracht. Het verspreiden van verlofkaarten gebeurde slechts een paar keer per jaar. Hierdoor gebeurde het regelmatig dat personeelsleden vragen / opmerkingen hadden over periodes die al langere tijd achter de rug waren. Na een zoektocht naar de betreffende urenbriefjes bleek vaak dat het ingeleverde briefje keurig was overgenomen en de medewerker zelf een fout gemaakt had. Het uitzoeken kostte erg veel tijd. Urenbriefjes van oproepkrachten werden op het allerlaatste moment voor de salarisverwerking ingeleverd waardoor in korte tijd deze uren ingevoerd moesten worden.

De peuterspeelzalen waren tot dat moment uitgesloten van urenregistratie. Deze stap was nooit gemaakt. Toch ontstond er, in die tak, veel verwarring onderling over gemaakte uren. Inzicht (van beide kanten) was gewenst.

PlanRad Werknemersportaal

Hiertoe is het PlanRad Werknemersportaal geïmplementeerd. Hiermee kunnen de medewerkers zelf de uren invoeren, kunnen managers slechts goedkeuren of afkeuren (niet corrigeren) en is de urenregistratie zeer snel ingevoerd en beschikbaar.

De medewerkers kunnen nu zelfstandig (en direct na goedkeuren van uren) de verlofkaart inzien en controleren. Hierdoor ontstaan minder vragen.

In het geval dat er een fout is ontstaan, is deze fout door de medewerker zelf gemaakt (de medewerker voert in). In plaats van (onterechte) kritiek naar de organisatie komt nu een verzoek tot aanpassing.

Voor de implementatie van het Werknemersportaal zijn tevens de “bufferuren” in gebruik genomen. Hierdoor is voor de PSZ en BSO leidsters in een keer duidelijk hoeveel uren daadwerkelijke min- of plus-uren zijn. Er hoeft niet meer gerekend te worden welke invloed de schoolvakanties nog hebben.

Het werknemersportaal heeft er ook voor gezorgd dat de medewerker duidelijk in beeld heeft welke diensten er gepland zijn.

Daarnaast kunnen alle medewerkers opgeven of zij (extra) beschikbaar zijn voor het invullen van diensten voor de oproeppool.

Advaro heeft, in een opstelling met laptops, oefensessies verzorgt waarbij de gehele organisatie een uitleg en oefensessie heeft kunnen volgen. Hierdoor heeft de implementatie van het programma intern geen resources gevraagd.

 

 

PlanRad Oproeppool

Bij een kinderopvangorganisatie is de Oproeppool module van PlanRad, onder begeleiding van Advaro, in gebruik genomen.

Knelpunten

  • Tijdens gesprekken met een Kinderopvang Organisatie kwamen verschillende knelpunten naar boven;
  • De oproeppool werkte met papieren lijsten voor beschikbaarheid van invallers. Deze accuraat bijhouden kostte veel tijd.
  • Wanneer voor een dienst een oproepkracht gevonden was, bleek vaak dat deze beschikbaarheid niet meer accuraat was. Het was uitzonderlijk dat de eerst benaderde invalkracht daadwerkelijk ingepland kon worden.
  • In de communicatie omtrent diensten ontstond vaak verwarring. Wat zijn de exacte tijdstippen? welke locatie en groep?
  • Locatiemanagers en collega’s hadden geen zicht op welke aanvragen verwerkt waren (is de aanvraag al opgelost?
  • Voor collega’s die het werk van de oproeppool moeten overnemen was het niet snel duidelijk welke aanvragen er open stonden, en welke de grootste prioriteit hadden.
  • Oproepaanvragen werden zowel in PlanRad als per telefoon gedaan.

Door de module “Oproeppool” in zijn volledigheid te gaan gebruiken zijn deze knelpunten opgelost!

  • Oproepaanvragen worden alleen in PlanRad verwerkt. Hierdoor is het overzichtelijker welke diensten er open staan.
  • De actuele beschikbaarheid van invallers (deze voeren zij in het Werknemersportaal van Pelosa in) klopt de beschikbaarheid van invallers. In de oproeppool kan, op basis van deze ingevoerde beschikbaarheid, naar een vervanger worden gezocht.
  • De aanvraag wordt naar de kandidaat per e-mail gestuurd. Hier hoeft geen email voor getypt te worden, dit gaat automatisch vanuit PlanRad.
  • Locatiemanagers zien in de weekplanning van PlanRad of de dienst is ingevuld, op het moment dat de vervanger is gepland.
  • Zodra de invaller is ingepland ontvangen de locatiemanager en het Team een email hiervan. Zij zijn gerustgesteld!
  • Door de zoekcriteria (welke normaliter uit het hoofd werden gedaan) in zoekfilters in de Oproeppool in te bouwen, kunnen collega’s die vervangen een stuk makkelijker een zoekopdracht reproduceren en vervangers vinden.