PlanRad Werknemersportaal

Onder begeleiding van Advaro is het PlanRad Werknemersportaal bij een Kinderopvang-Organisatie geïmplementeerd.

Tijdens een een inventarisatie van mogelijkheden op de afdeling personeelszaken is duidelijk geworden dat het verwerken van uren elke maand zeer veel tijd met zich meebracht. Het verspreiden van verlofkaarten gebeurde slechts een paar keer per jaar. Hierdoor gebeurde het regelmatig dat personeelsleden vragen / opmerkingen hadden over periodes die al langere tijd achter de rug waren. Na een zoektocht naar de betreffende urenbriefjes bleek vaak dat het ingeleverde briefje keurig was overgenomen en de medewerker zelf een fout gemaakt had. Het uitzoeken kostte erg veel tijd. Urenbriefjes van oproepkrachten werden op het allerlaatste moment voor de salarisverwerking ingeleverd waardoor in korte tijd deze uren ingevoerd moesten worden.

De peuterspeelzalen waren tot dat moment uitgesloten van urenregistratie. Deze stap was nooit gemaakt. Toch ontstond er, in die tak, veel verwarring onderling over gemaakte uren. Inzicht (van beide kanten) was gewenst.

PlanRad Werknemersportaal

Hiertoe is het PlanRad Werknemersportaal geïmplementeerd. Hiermee kunnen de medewerkers zelf de uren invoeren, kunnen managers slechts goedkeuren of afkeuren (niet corrigeren) en is de urenregistratie zeer snel ingevoerd en beschikbaar.

De medewerkers kunnen nu zelfstandig (en direct na goedkeuren van uren) de verlofkaart inzien en controleren. Hierdoor ontstaan minder vragen.

In het geval dat er een fout is ontstaan, is deze fout door de medewerker zelf gemaakt (de medewerker voert in). In plaats van (onterechte) kritiek naar de organisatie komt nu een verzoek tot aanpassing.

Voor de implementatie van het Werknemersportaal zijn tevens de “bufferuren” in gebruik genomen. Hierdoor is voor de PSZ en BSO leidsters in een keer duidelijk hoeveel uren daadwerkelijke min- of plus-uren zijn. Er hoeft niet meer gerekend te worden welke invloed de schoolvakanties nog hebben.

Het werknemersportaal heeft er ook voor gezorgd dat de medewerker duidelijk in beeld heeft welke diensten er gepland zijn.

Daarnaast kunnen alle medewerkers opgeven of zij (extra) beschikbaar zijn voor het invullen van diensten voor de oproeppool.

Advaro heeft, in een opstelling met laptops, oefensessies verzorgt waarbij de gehele organisatie een uitleg en oefensessie heeft kunnen volgen. Hierdoor heeft de implementatie van het programma intern geen resources gevraagd.